Preparación para el AEP: Su Lista de Verificación Completa

El AEP dura solo 54 días, y una vez que se restan el Día de Acción de Gracias, los fines de semana y los días en que simplemente los clientes no aceptan reuniones, la ventana real de ventas es aún más corta. Aquí tiene una lista de verificación consolidada para asegurarse de arrancar bien la temporada.

Deje resueltos con anticipación los contratos y las certificaciones. La contratación con las aseguradoras puede tardar hasta seis semanas en procesarse, así que no espere hasta octubre. Procure tener todos los contratos y certificaciones listos bien antes del 15 de octubre, idealmente para agosto, ya que las aseguradoras publican sus cursos de certificación anual (AHIP o alternativas aceptadas como NABIP) entre julio y septiembre, y divulgan los detalles de los planes del próximo año entre julio y octubre. Aproveche los recursos de contratación de InTouch Financial Group para identificar qué aseguradoras y productos complementan mejor su cartera, y verifique directamente con cada aseguradora su estatus de apoderamiento si tiene dudas.

Organice sus materiales e información de las aseguradoras. Una vez certificado y apoderado, la mayoría de las aseguradoras le permiten pedir con anticipación los kits de inscripción para el nuevo año de póliza; consulte el portal de corredores de cada aseguradora o los recursos de InTouch Financial Group para más detalles. Tómese tiempo antes de que inicie la temporada para familiarizarse con las herramientas en línea, los números de soporte y los procesos de presentación de cada aseguradora (una simple hoja de cálculo compartida funciona bien para esto), y esté atento a los seminarios web de las aseguradoras sobre actualizaciones de portales y cambios en las solicitudes electrónicas.

Organícese antes del 1 de octubre. Arme sus listas de llamadas y segmentos de clientes ahora, en lugar de improvisar cuando comience el AEP; cada hora que pase buscando clientes potenciales en noviembre es una hora que no dedica a vender. Comuníquese con los clientes tan pronto como llegue el 1 de octubre para comenzar a programar las revisiones anuales de plan, y anticipe si espera que algún cliente quiera cambiar de plan este año.

Contacte a todos los clientes, no solo a los que tienen cambios de plan. Es tentador enfocarse únicamente en los clientes cuyos planes cambiaron, pero cada cliente también es un cliente potencial para otro agente. Un contacto breve y de bajo esfuerzo (un correo personalizado, una llamada de seguimiento) lo mantiene presente en la mente del cliente y protege su cartera.

No deje pasar oportunidades de venta cruzada. Haga preguntas en cada reunión con clientes que puedan revelar necesidades adicionales: antecedentes familiares de cáncer podrían indicar la conveniencia de una póliza complementaria contra el cáncer, y combinar un plan Medicare Advantage con cobertura de indemnización hospitalaria ayuda a cubrir gastos como estancias hospitalarias y traslados en ambulancia que el plan MA no cubre por completo. Recuerde que las reglas de CMS impiden ofrecer productos no relacionados con salud en la misma reunión donde se discute un plan MA, así que asegure primero la cobertura principal y programe una cita de seguimiento para hablar de opciones complementarias mientras el cliente aún tiene su cobertura presente.

Promuévase a sí mismo, no solo sus servicios. Atender bien a los clientes es lo primero, pero promocionarse a sí mismo debe ser una prioridad cercana. Las alianzas de afinidad con otros negocios u organizaciones locales pueden abrir un flujo constante de clientes potenciales. Manténgase visible durante todo el año con tarjetas de cumpleaños, boletines (como este) y contactos trimestrales; el contacto regular es lo que hace que un cliente piense primero en usted cuando un amigo tiene una pregunta sobre seguros. Después de la inscripción, dé seguimiento para confirmar que los clientes recibieron sus materiales y entienden cómo funciona su plan.

Asegúrese de que sus herramientas cubran estos cinco elementos esenciales:

1.      Acceso móvil — su sitio web y herramientas de inscripción deben funcionar bien en teléfonos y tabletas, ya que cada año más personas mayores (y sus familiares expertos en tecnología) buscan y comparan desde el celular.

2.     Un flujo de trabajo sin papel — un CRM en línea mantiene organizados los datos de los clientes, reduce el riesgo de infracciones a HIPAA y evita tener que buscar entre archivos físicos durante su temporada más intensa.

3.     Inscripción en línea integrada — una plataforma única donde los clientes puedan ver los planes disponibles, ingresar sus médicos y medicamentos, e inscribirse al instante elimina por completo las demoras del correo postal.

4.     Un flujo de clientes potenciales funcional — un formulario de contacto sencillo en su sitio permite que los interesados lo contacten cuando lo deseen, sin que usted tenga que invertir horas de la temporada de ventas persiguiendo contactos fríos.

5.     Cumplimiento normativo integrado — CMS exige grabar y conservar las llamadas de ventas, inscripción y mercadeo, además de contar con un Alcance de la Cita (Scope of Appointment) documentado antes de cualquier reunión de ventas de Medicare. Elija herramientas que automaticen estos pasos en lugar de tener que recordarlos usted mismo.

Hable con InTouch Financial Group sobre qué herramientas y recursos pueden ayudarle a cubrir estos cinco puntos antes del 1 de octubre.